Projeto: Gestão de Documentos e Registros na Bahiagás

Escopo

Implantar com uma visão institucional e integrada da gestão de documentos e registros. A abrangência do projeto envolve Documentos/Registros Técnicos e Administrativos;Documentos/Registros Físicos (Acervo em Papel) e Digitais (Diretórios da Rede Corporativa e Sistema ECM).

Produtos do Projeto

1º Plano do Projeto elaborado conforme as áreas do PMBOK - gerência do escopo, gerência de tempo, gerência de custo, gerência de contratos, gerência de riscos e gerência de qualidade.

2º Diagnóstico

Ferramentas Balizadoras do Diagnóstico:Matriz SWOT; 5 W e 2 H; Ciclo PDCA.

Itens do Diagnóstico

Resultado das Entrevistas com Gestores
Resultado da Pesquisa com Colaboradores
Desafios da Bahiagás e a Gestão de Documentos e Registros;
Expectativas e Demandas com Relação ao Projeto GDR;
Pontos Fortes na Gestão de Documentos e Registros;
Levantamento Quantitativo e Qualitativo dos Acervos
Análise dos Aspectos Identificados;
Proposição de Melhorias;
Planejamento e Cronograma de Implantação.
3º Política de Gestão de Documentos e Registros - Princípios e Diretrizes

 

4º Procedimento Geral Gestão de Documentos e Registros

5º Instruções de Trabalho:

Organização dos Documentos/Registros Digitais
Organização dos Documentos/Registros Físicos
Eliminação de Documentos;
Padronização de Material Arquivístico;
Glossário.
Tramitação de Documentos/Registros


6º Sensibilização, Ações Educacionais e de Endomarketing:

Reunião Inicial do Projeto com a Diretoria Executiva e Gestores;
Apresentação Inicial do Projeto para todos os Colaboradores;
Capacitação e Treinamento dos Multiplicadores;
Apresentações para Diretoria, Gestores e Colaboradores no final de cada etapa do Projeto;
Peças de Divulgação como Banners e outras;
Disponibilização e divulgação do Projeto no Portal Corporativo;
Dia do Conhecimento com Palestras e Dinâmicas;
Participação em Reuniões com Comitês e Grupos de Trabalho.
7º Desafio GDR para todas as áreas (Plano de Ação) e Sistemática de Auditoria do Processo e da Metodologia GDR.

Projeto: Elaboração e Implantação de Normas e Procedimentos para padronização e organização do acervo técnico de Engenharia em Termelétrica.

Produtos do Projeto:

1º Levantamento das empresas que forneceram os serviços EPC, acervos gerados e suas características;

2º Inventário, levantamento e recolhimento dos documentos e desenhos técnicos (eletrônicos e físicos) que estão na empresa de Engenharia;

3º Recebimento, organização e divulgação dos documentos e desenhos técnicos das empresas fornecedoras conforme Perfil de Distribuição e Responsabilidades;

4º Registro dos atributos (índices de recuperação) que identificam as informações essenciais para recuperação das informações em sistema de Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos GED;

5º Elaboração do procedimento para Emissão, Revisão e Acompanhamento da documentação de engenharia;

6º Elaboração do procedimento de Desenhos e Documentos de Engenharia em Meio Eletrônico;

7º Elaboração do procedimento de Estruturação de data-book de construção e montagem;

8º Elaboração do procedimento para arquivo técnico de engenharia com metodologia para gestão, desenho do processo com as suas atividades, responsáveis, sistematização, organização, armazenamento, pesquisa, empréstimo;

9º Capacitação das pessoas indicadas pela Empresa para repasse da sistemática;

10º Concepção da solução para registro e armazenaremos dos documentos e desenhos técnicos no sistema de colaboração SharePoint.

Projeto: Gestão por Processo alinhada com Gestão Documental na Câmara de Comercialização de Energia Elétrica - CCEE

Produtos do Projeto:

1º Plano do Projeto conforme metodologia PMI;

2º Diagnóstico e Levantamento dos Processos de Gestão Documental, Objetivos do Macro Processo de Gestão Documental, Líder do Macro Processo de Gestão Documental, Entradas e Saídas, Inicio e Término, Limites, Processos de Trabalho que interagem, Indicadores e Medidores de desempenho, Principais documentos envolvidos, Fatores Críticos de Sucesso, Requisitos Legais e Voluntários, Atributos do Processo de Trabalho, Papéis e Atividades, Redesenho do Processo, Atividades e Tarefas do Processo de Trabalho, Tarefas envolvidas nas Atividades, Identificação de Oportunidades para Melhoria.

3º Plano Diretor

4º Política de Gestão Documental; Governança da Gestão Documental; Taxonomia Corporativa; Plano de Classificação; Tabela de Temporalidade Documental; Manual de Documentos Padronizados.

5º Proposição de Melhorias; Estabelecimento de Indicadores; Treinamento e Sensibilização das Equipes.

Projeto: Gestão de Documentos e Registros na Braskem

Produtos do Projeto:

1º Elaboração do Fluxograma e definição dos atributos do processo organizacional Gerir Registros de Negócios;

2º Elaboração dos Instrumentos e Ferramentas:

Diretrizes de Gestão Documental;
Análise Documental;
Taxonomia e Plano de Classificação;
Tabela de Temporalidade Documental;
Orientações quanto à avaliação de provedor de digitalização.
3º Concepção e realização do Workshop Projetam de Gestão Documental na Braskem.

Projeto: Implantação da Biblioteca Digital em Escritório Jurídico

Produtos do Projeto:

1º Tratamento do acervo estimado em aproximadamente 700 obras;

2º Implantação da Classificação de Dóris;

3º Implantação da Biblioteca Física;

4º Implantação do Software especializado em Biblioteca Digital;

5º Elaboração do Manual da Biblioteca.

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